5 Tipps für effizientes Suchen nach Emails und Anlagen in Outlook® 2007 – 2013

MS Outlook Tipps und Tricks

Wer viel mit Outlook arbeitet, hat im Posteingang i.d.R. eine Verzeichnisstruktur sowie Regeln angelegt, um den Überblick zu behalten. Über das Menü „Suchen“ im Menüband ist zudem eine Sortierung nach unterschiedlichen Kriterien möglich: u.a. nach Absender, Anlage, Größe.

Abb 1: Menü „Suchen“ im Menüband, Outlook 2013

 

 

 

Was ist jedoch, wenn Sie Mails von einem bestimmten Absender benötigen oder nur nach PDF-Dokumenten filtern wollen? Wie sieht es mit der Eingabe von Suchbegriffen aus? Suchen in Outlook geht effizienter und präziser als über das herkömmliche Menü. In diesem Beitrag stelle ich einige weniger bekannte Möglichkeiten vor.

#1 Die effizientere Grobsuche

Standardmäßig sind E-Mails nach Datum sortiert. Eine grobe Sortierung oder Gruppierung nach Absender (Von), Empfänger, Anlagen, Konto usw., ist schneller über einen Rechtsklick auf „Nach Datum“ (2) oberhalb des Anzeigebereichs getätigt. Der voreingestellte Filter „Alle Postfächer“ (1) lässt sich für eine gezieltere Suche in individuelle Postfächer oder Ordner einstellen. Selbstverständlich lässt sich über „Neuestes Element“ aufsteigend oder absteigend suchen.

Der Weg zum Menüband „Suchen“ bleibt somit erspart.

Abb 2: Suchoptionen im Anzeigebereich E-Mail, Outlook 2013

 

#2. E-Mail: Gezielt nach individuellen Absendern / Empfängern suchen

Mit Hilfe spezieller Befehle können individuelle Absender (erhaltene Mails) oder Empfänger (von Ihnen geschriebene Mails) aufgespürt werden. Während die grobe Sortierung nach Absendern oder Empfängern zusätzliches Blättern fordert, bringt man durch die Eingabe des Befehls von: (Name) oder an: (Name) alle Nachrichten individueller Absender oder Empfänger zum Vorschein, und nur diese.

von: (Name)
an: (Name)

 

Hinweis: In der einfachen Ausführung funktioniert der Befehl auch ohne runde Klammern (von: Name)
Wenn nötig, beschränken Sie die Suche zusätzlich über das Feld „Alle Postfächer“ auf bestimmte Verzeichnisse oder Postfächer.

Weitere Varianten
Durch Verwendung des Operators ODER lassen sich Mails von oder an zwei oder mehrere Absender oder Empfänger auflisten.

von: (Max Muster ODER Maria Muster)
an: (Max Muster ODER Maria Muster)

Hinweis: Für die Mehrfachsuche bitte runde Klammern verwenden.
Hinweis: hier muss der Operator ODER groß geschrieben werden.

 

#3. E-Mail: Gezielt nach Kopien (CC) suchen

Sie ahnen es schon. Wenn man gezielt nach „von“ und „an“ suchen kann, dann sollte das Aufspüren von Nachrichten mit einem CC im Kopfbereich auch funktionieren. Geben Sie hierfür:

cc: Name oder cc: (Name) ein.

So finden Sie heraus, an wen Sie Kopien geschickt haben oder welche von Ihnen erhaltene Nachricht als Kopie verschickt wurde.
Auch hier lassen sich mehrere Namen mit ODER verknüpften (siehe Tipp #2).

 

#4. E-Mail-Anlagen: Nach einem bestimmten Dateityp suchen

E-Mails über „Ansicht – Anlagen“ (in der Gruppe Anordnen) zu sortieren, bringt alle Nachrichten mit Anlagen zum Vorschein. Wie sieht es mit der Suche nach ganz bestimmten Dateitypen (z.B. .pdf oder.docx), aus?
Das funktioniert mit dem Extension Befehl.
Geben Sie einfach „ext: Dateierweiterung“ in das Suchfeld ein.

Suchfeld Outlook

 


ext: pdf
ext: docx
ext: zip
ext: jpg
usw.

Weitere Varianten:
Um die Suche auf zwei oder mehr Dateitypen, die zusammen an einer Nachricht hängen, zu erweitern, werden beide Typen in runde Klammern gesetzt:
ext: (jpg docx) – findet Mails, die sowohl ein JPG- als auch ein Word-Format im Anhang aufweisen

Wollen Sie Nachrichten mit mindestens einen von mehreren Dateitypen im Anhang finden, dann ist der Operator ODER gefragt. Hier ist die Großschreibung zu beachten.
ext: (jpg ODER docx ODER zip) – findet alle angegebenen Formate, sofern vorhanden

Nach Text innerhalb einer Nachricht:
Suchbegriff direkt in das Suchfeld eingeben. Die Fundstellen werden in Betreffzeilen und Nachrichtentext gelb hervorgehoben.

Suche nach Text innerhalb einer Nachricht und eines Anhangs:

ext: docx Ihr Suchbegriff
ext: (docx ODER pdf) Ihr Suchbegriff

Soll die Textsuche nur auf Anlagen beschränkt werden, ist der zusätzliche Befehl anlage: notwendig:

ext: pdf anlage: Ihr Suchbegriff

 

#5. Kombinations-Suchen

Die oben beschriebenen Tipps lassen sich auch wunderbar kombinieren:
Beispiel 1. Von einer Kollegin erhalten Sie unter anderem viele Nachrichten mit Fotos im Anhang. Diese möchten Sie gesondert herausfiltern: Mit der Kombination:

von: Name ext:jpg

finden Sie nur die gewünschten Nachrichten.

 

Beispiel 2. Im Rahmen eines Projekts bekommen Sie von einem Kollegen häufig Nachrichten mit einem Word-Dokument im Anhang. Hiervon gibt es sehr viele aber Sie benötigen nur zwei bestimmte Dokumente zum Thema „Kunstausstellung Hannover“. Statt nur nach Absender oder nach Word-Docs wenden Sie eine gezielte Kombi-Suche an:

von: Max Muster ext:docx anlage: Kunstausstellung Hannover

Hier suchen wir nach Nachrichten von Max Muster (von:Max Muster)
Gesucht werden angehängte Word-Dokumenten (ext: docx)
Der Suchbegriff (Kunstaustellung Hannover) wird NUR in docx-Anlagen gesucht (anlage)

Eine feine Sache.
Seien Sie kreativ – mit diesen Befehlen lichtet sich der Wald im Nachrichten-Dschungel.

Sie kennen auch ein paar nützliche Tricks zur effizienten Suche in Outlook?
Schreiben Sie mir ein Kommentar dazu!

Lesen Sie auch: Kontakte sortieren in Outlook

6 thoughts on “5 Tipps für effizientes Suchen nach Emails und Anlagen in Outlook® 2007 – 2013”

  1. Hallo,

    danke für die hilfreichen Tipps.

    Ich möchte eine Regel erstellen, die die Kopie einer empfangene Mail mit einem docx und dem Inhalt „Maier, Fritz“ direkt an Fritz.Maier@beispiel.de weiterleitet.

    Haben SIe dazu eine Idee?

    Danke

    Viele Grüße
    Thomas

    1. Hallo Thomas,

      probieren Sie folgendes:

        Öffnen Sie den Regel-Assistenten: Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
        Klicken Sie auf „Neue Regel“ und unten im Dialogfenster gleich auf „weiter“
        Aus der Liste der Bedingungen wählen Sie nun „mit einer Anlage“ (Sie können keine bestimmte Anlage wählen)
        Wählen Sie zusätzlich „mit bestimmten Wörtern im Text“ aus und geben Sie unten im Dialogfenster „Maier Fritz“ ein
        Klicken Sie auf Weiter. Hier bestimmen Sie die Weiterleitung > „diese an einer Person/öffentliche Gruppe Weiterleiten“
        Tragen Sie die Email-Adresse von Herrn Maier unten ein.
        Das war’s schon – klicken Sie auf Fertig stellen und geben Sie die neue Regel einen Namen.

      Die Mail geht in Ihrem Posteingang ein und wird zusätzlich weitergeleitet.

      Grüße

  2. Huuhuuu,

    und auch von mir vielen Dank für diese wertvollen Tipps.

    Ich habe auch noch eine weitere Frage 🙂

    Gibt es eine Möglichkeit auszuwerten, welche Emails an eine bestimmte Emailadresse weitergeleitet wurden? Nach dem Motto, alle Emails, die an Empfänger XY weitergeleitet wurden, sollen angezeigt werden?

    Vielen dank und schöne Grüße

    1. Hallo Steffi,

      einen konkreten Operator für das Weiterleiten gibt es nicht, aber es geht mit einem kleinen Trick: Beim Weiterleiten steht normalerweise „WG“ im Betreff. Wir verwenden
      also eine Kombi-Suche so (mit Operatoren an und betreff:

      an:max.mustermann@domain.de betreff: WG

      Outlook findet alle an Max Mustermann gesendeten Mails mit WG im Betreff, bzw. die weitergeleiteten Nachrichten. Da die Konsonanten WG sonst nicht hintereinander vorkommen sollte das klappen.
      Probiere das mal aus.

      Viele Grüße

  3. Hallo!
    Super Tips! Und gleich kommt die nächste Frage:

    Wie kann man einstellen, daß Outlook 2007 NICHT die pdf-Dateien in den Mails durchsucht?

    Für meine Suchfunktion ist nur definiert: Betreff, Text, An, Von
    Wenn man im Suchfenster rechts oben ein Suchwort eingibt, werden trotzdem alle in den Mails enthaltenen pdf nach dieser Zeichenfolge durchsucht.
    Zum einen kostet das unnötig Zeit, zum anderen werden „Treffer“ ausgegeben, die keine sind.

    Wenn dieses Problem gelöst werden kann, dann gebe ich einen aus!

    1. Danke für diese interessante Frage!
      Das dürfte mit dem Operator NICHT klappen: Hiermit schränkt man die Suche ein.

      Z.B. Um pdf-Dokumente aus der Suche nach der Zeichenfolge „Inhaltsstoffe für Katzenfutter“ auszuschließen geben Sie folgendes ein:

      Inhaltsstoffe für Katzenfutter NICHT ext:pdf

      Das sollte funktionieren.

      PS: Seltsamerweise fehlt der Kleinbuchstabe „I“ in der Darstellung des Texts …

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.