Kontakte sortieren in Outlook 2013

MS Outlook Tipps und Tricks

Kontakte sortieren in Outlook – Artikel zum Video

Das beschriebene Prinzip ist für Outlook 2007 – 2013 gültig.

Ansichten im Personen-Modul

Damit Kontakte vernünftig sortiert und nach Wunsch angezeigt werden, bedarf es grundlegende Einstellungen. Zunächst die Anzeigemöglichkeiten für Kontakte im Personen-Modul:

Ansichten im "Personen" Modul
Ansichten im „Personen“ Modul

 

  1. Personen: Hier werden die wichtigsten Kontaktdaten im Vorschaufenster angezeigt und können über die Schaltflächen „Bearbeiten“ oder „Datenursprung anzeigen“ bearbeitet werden.
  2. Visitenkarte: Kontaktdaten werden als Visitenkarte angezeigt. Doppelklicken um den Kontakt zu bearbeiten.  Alphabetisch (nach „speichern unter“) sortiert und angezeigt.
  3. Karte: Karteikartenansicht, reduziert. Alphabetisch (nach „speichern unter“) sortiert und angezeigt.
  4. Telefon: Kontakte werden alphabetisch (nach „speichern unter“) sortiert und angezeigt
  5. Liste: Kontakte werden nach Name (Nachname) sortiert und nach Firmenzugehörigkeit gruppiert angezeigt (sofern das Feld für Firma ausgefüllt wurde).

 

Verwalten und Sortieren von Kontakten im Personen-Modul

Hinweis: die folgenden Einstellungen werden nur für NEU ANGELEGTE KONTAKTE übernommen. Ältere Einträge müssen Sie, wenn nötig im Bereich NAME im Kontaktformular einzeln nach bearbeiten! Zum besseren Verständnis: Outlook bietet 2 Optionen zur Namensanzeige, welche unter Datei –> Optionen  –> Personen –> Namen und Ablage einzustellen sind. Wichtig: Dabei wird zwischen Anzeigenamen (Namensreihenfolge) und der Ablagereihenfolge unterschieden.

Namensanzeige und Ablageoptionen
Namensanzeige und Ablageoptionen

Im Screenshot oben ist die Namensreihenfolge „Vorname, Nachname“ ausgewählt, Ablagereihenfolge „Nachname, Vorname“. Grundsätzlich sortiert Outlook nach der Ablagereihenfolge! Bestätigen Sie diese Auswahl mit OK und wechseln Sie in die Visitenkartenansicht. Legen Sie einen neuen Kontakt an. Die Visitenkarte sieht wie folgt aus:

Namensanzeige und Verwaltung
Namensanzeige und Verwaltung

Für die Sortierung wird bei den gegebenen Einstellungen grundsätzlich der Ablagename (1) verwendet – in diesem Fall „Nachname, Vorname“. Dieser erscheint im Titelfenster der Visitenkarte (1).

Der Anzeigename  (2) mit der Einstellung „Vorname, Nachname“ erscheint direkt auf der Visitenkarte. Unsere Augen fixieren in der Regel den Anzeigename und erwecken den Anschein, die Liste sei nicht sortiert. Über das Optionen-Fenster können Sie die Einstellung „Nachname, Vorname“ auch für den Anzeigenamen verwenden, wenn Ihnen das lieber ist. Hinweis: Im Kontaktformular im Bereich „Name“ gibt es ebenfalls eine Einstellungsmöglichkeit für die Ablage – die Option „Speichern unter“. Kontrollieren Sie diese Einstellung und speichern Sie auch hier grundsätzlich unter „Nachname, Vorname“ (sollte diese Einstellung aufweisen, sofern Sie sie in den Optionen gewählt haben).

Ablage im Kontaktformular - "Speichern unter"
Nun klappt Ihre Sortierung auf den ersten Blick!
Achtung: Die Einstellungen werden NUR für NEU ANGELEGTE KONTAKTE übernommen. Ältere Einträge müssen Sie, wenn nötig im Bereich NAME leider einzeln nachbearbeiten!

Das Adressbuch

Nun sind die Kontakte im Personen-Modul alle ordentlich sortiert aber im Adressbuch weiterhin durcheinander?  Abhilfe schafft folgende Einstellung:

  1. Datei –> Kontoeinstellungen –> Kontoeinstellungen
  2. Im Fenster ganz rechts auf „Adressbücher“ klicken
  3. Das Adressbuch markieren und auf „Andern“ klicken
  4. Im neuen Dialogfenster ganz unten das Kontrollkästchen „Speichern unter“ wählen
  5. Fertig!
Sortierungs-Einstellung im Outlook Adressbuch
Sortierungs-Einstellung im Outlook Adressbuch

Hinweis – bei Anbindung zum Exchange-Server muss diese Einstellung über den Exchange-Server gemacht werden.


4 thoughts on “Kontakte sortieren in Outlook 2013”

  1. Klappt aber nicht. Das Adressbuch wird ja richtig sortiert, aber beim Email schreiben greift Outlook auf den Anzeigename („anzeigen als“ bei der Emailadresse) zu. Das kann man manuell ändern.
    Gibt es auch eine automatische Möglichkeit, dass Outlook gleich beim Anlegen von einem neuen Kontakt den Anzeigename als Mustermann, Max (max.mustermann@abcag.de) und nicht Max Mustermann (max.mustermann@abcag.de) vorsieht?

    Ich habe wirklich in allen möglichen Foren gesucht, aber irgendwie scheint niemand die Frage zu verstehen 🙁

    1. Hi Kerstin, ich verstehe das Problem und habe mal recherchiert: Das „anzeigen als“ bei der Emailadresse gehört zur Autovervollständigung von Outlook, welche in einer besonderen .NK2 Cache-Datei gespeichert werden. Die Datei ist Nicht Gleich Adressbuch. Sie kann nicht mit einem normalen Texteditor bearbeitet werden. Empfohlen ist ein extra Tool mit dem man die Datei einsehen und verändern kann. Such mal nach NK2View. Ob hiermit dein Wunsch erfüllt wird ist mir noch unklar – das Tool kenne ich nicht – jedenfalls kann man unerwünschte Adressen aus der Liste löschen sowie auf- oder absteigend sortieren. Ist ein Versuch wert – und bitte die original Datei erst sichern! Hier ein Link zur Beschreibung (Englisch) – http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_autocomplete.html

      Hoffe, diese Antwort hilft dir weiter 🙂

  2. Wie bekomme ich bei dem Versuch eine neue Mail zu senden und dem Klick auf den Button „AN“ die Namen mit Nachname, Vorname sortiert.
    In der Kontaktliste stehen diese richtig mit „Speichern unter“: Nachname, Vorname
    ??

    1. Klickt man auf AN, so greift man auf das Adressbuch zu (also nicht auf Personen). Das bedeutet, dass auch in diesem Bereich, die Kontaktliste eingestellt werden muss.

      So gehen Sie vor:

      Datei –> Kontoeinstellungen –> Kontoeinstellungen
      Im Fenster ganz rechts auf “Adressbücher” klicken
      Das Adressbuch markieren und auf “Andern” klicken
      Im neuen Dialogfenster ganz unten das Kontrollkästchen “Speichern unter” wählen
      Alles mit Ok bestätigen und Dialogfenster schließen.
      Manchmal ist ein Outlook-Neustart nötig. Also einfach das Programm schließen und wieder öffnen.

      Dann sollte alles klappen. Viel Erfolg.

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