Dieses Übungsblatt begleitet den zweiten Tag des KI-Bildungsurlaubs. Der Schwerpunkt liegt auf praxisnahen Aufgaben, die im beruflichen Alltag häufig vorkommen: berufliche Kommunikation, Dokumentation und Berichtserstellung, Bildauswertung, Übersetzungen sowie wiederkehrende Arbeitsabläufe in Projekten.
Da die Inhalte umfangreich sind, sind die einzelnen Übungsblöcke als aufklappbare Bereiche aufgebaut. Öffnen Sie den Abschnitt, den Sie gerade bearbeiten möchten. Prompts können direkt über die Kopier-Schaltfläche übernommen werden.
Übung 1 · Eine zu direkte E-Mail entschärfen
KI kann dabei helfen, berufliche Nachrichten zu formulieren, vorhandene Texte zu überarbeiten und schwierige Gesprächssituationen vorzubereiten. Wichtig ist dabei: Die KI kennt den tatsächlichen Kontext nur aus den Informationen, die Sie ihr geben. Prüfen Sie deshalb jedes Ergebnis vor der Verwendung.
Hallo Herr Wagner,
ich hatte Ihnen schon letzte Woche geschrieben, dass die Kaffeemaschine im Aufenthaltsraum nicht mehr funktioniert. Bis heute ist nichts passiert und langsam ist das wirklich ärgerlich.
Wir benutzen die Maschine jeden Tag und ich verstehe nicht, warum es so lange dauert, sich darum zu kümmern. Bitte sorgen Sie endlich dafür, dass das Gerät repariert oder ausgetauscht wird und sagen Sie mir heute noch, wann das passiert.
Viele Grüße
Sandra Neumann
Überarbeite diese E-Mail so, dass sie professionell, verbindlich und respektvoll wirkt. Die Dringlichkeit und das Anliegen sollen trotzdem deutlich bleiben. Verändere keine Sachinformationen.
- Ist das Anliegen weiterhin eindeutig?
- Wirkt die neue Version professioneller?
- Hat die KI Aussagen abgeschwächt oder verändert?
Übung 2 · Fehler in einer Rechnung klären
Eine Lieferantenrechnung enthält möglicherweise zwei Fehler:
- Berechnet wurden 24 Stück, geliefert wurden aber nur 18 Stück.
- Vereinbart waren 12,50 € pro Stück, auf der Rechnung stehen 14,90 € pro Stück.
Formuliere eine kurze, professionelle E-Mail an den Lieferanten. Bitte um Prüfung der folgenden Punkte: • Berechnet wurden 24 Stück, geliefert wurden 18 Stück. • Vereinbart waren 12,50 € pro Stück, auf der Rechnung stehen 14,90 €. Bitte gegebenenfalls um eine korrigierte Rechnung. Formuliere sachlich und freundlich. Unterstelle nicht, dass der Fehler absichtlich entstanden ist.
Welche Informationen müssten vor dem tatsächlichen Versand noch ergänzt oder überprüft werden?
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Lieferdatum
- Bestell- oder Auftragsnummer
- Name des Ansprechpartners
Übung 3 · Auf eine Anfrage professionell antworten
Sie haben eine E-Mail erhalten und möchten unter Einbezug der Original-Nachricht eine sachliche und freundliche Antwort formulieren lassen.
Öffnen Sie die Nachricht bzw. Datei und kopieren Sie den E-Mail-Text mit Strg + C. Fügen Sie ihn anschließend mit Strg + V in den KI-Chat ein.
Bevor Sie Inhalte aus einer E-Mail in einen KI-Chat kopieren, prüfen Sie diese auf personenbezogene, vertrauliche oder sensible Daten. Entfernen oder anonymisieren Sie alle Angaben, die für die Bearbeitung nicht notwendig sind – zum Beispiel Namen, Adressen, Telefonnummern, Steuer- oder Kundennummern.
In dieser Übung sollen Name und Steuernummer vor dem Einfügen in den KI-Chat entfernt werden.
Formuliere unter Einbezug der eingefügten Original-Nachricht eine sachliche und freundliche Antwort. Gehe auf das Anliegen und den erkennbaren Ärger des Absenders ein. Wichtig: Erfinde keinen Bearbeitungsstand, keinen konkreten Fertigstellungstermin und keine Gründe für die Verzögerung, wenn diese aus der Original-Nachricht nicht hervorgehen. Formuliere stattdessen eine Antwort, in der deutlich wird, welche Informationen intern geprüft werden müssen, bevor eine konkrete Auskunft gegeben werden kann. Die Antwort soll kurz, professionell und verständlich sein.
- Bezieht sich die Antwort erkennbar auf die Original-Nachricht?
- Hat die KI einen Bearbeitungsstand erfunden?
- Nennt sie einen Termin, obwohl keiner bekannt ist?
- Reagiert sie angemessen auf den verärgerten Ton?
- Verspricht sie mehr, als aus den vorliegenden Informationen hervorgeht?
- Welche Teile müssten vor dem Versand durch echte Informationen aus dem Fachverfahren ersetzt oder ergänzt werden?
Übung 4 · Kundengespräch zu einem Angebot vorbereiten
Sie möchten ein Gespräch mit einem Kunden zu einem vorliegenden Angebot vorbereiten.
Analysiere das angehängte Angebot und bereite mich auf ein Kundengespräch dazu vor. Erstelle: • die 5 wichtigsten Gesprächspunkte, • mögliche Rückfragen oder Einwände des Kunden, • passende, sachliche Antworten darauf, • offene Punkte, die vor dem Gespräch geklärt werden sollten, • zum Schluss einen kurzen Gesprächsleitfaden. Beziehe dich nur auf die Angaben im Angebot und erfinde keine zusätzlichen Leistungen, Preise oder Zusagen.
- Welche Einwände hat die KI vorhergesehen?
- Sind die vorgeschlagenen Antworten durch das Angebot gedeckt?
- Welche Punkte würden Sie selbst zusätzlich ansprechen?
Übung 5 · Konstruktives Feedback formulieren – SBI-Methode
Die SBI-Methode hilft dabei, Feedback konkret und sachlich zu formulieren:
- Situation: In welcher Situation trat das Verhalten auf?
- Behavior: Welches konkrete Verhalten wurde beobachtet?
- Impact: Welche Auswirkungen hatte dieses Verhalten?
Ich möchte einer Mitarbeiterin Feedback zu folgender Situation geben: Sie schickt regelmäßig E-Mails mit unvollständigen Informationen, was zu Rückfragen und Verzögerungen führt. Formuliere das Feedback nach der SBI-Methode (Situation – Behavior – Impact) – konkret, sachlich und wertschätzend.
- Trennt die KI beobachtbares Verhalten und Bewertung sauber voneinander?
- Ist die Wirkung des Verhaltens nachvollziehbar beschrieben?
- Würden Sie dieses Feedback tatsächlich so verwenden?
Übung 1 · Fachtext erschließen: Glossar und Kurzfassung
KI kann nicht nur Texte neu schreiben. Sie kann vorhandene Informationen ordnen, strukturieren und für unterschiedliche berufliche Zwecke aufbereiten. Typische Anwendungen sind Berichte und Dokumentationen, Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Schulungs- und Einweisungsunterlagen sowie Zusammenfassungen und Glossare.
Analysiere den angehängten Text für Leserinnen und Leser ohne IT-Vorkenntnisse. Erstelle: 1. ein Glossar mit maximal 10 wichtigen Fachbegriffen. Erkläre jeden Begriff kurz und verständlich in Alltagssprache. 2. eine Zusammenfassung der wichtigsten Aussagen in maximal 150 Wörtern. Vereinfache nicht so stark, dass sich die fachliche Bedeutung verändert. Weise auf Aussagen oder Begriffe hin, bei denen du dir hinsichtlich der Bedeutung nicht sicher bist.
- Sind die Erklärungen tatsächlich verständlicher als der Ausgangstext?
- Hat die KI Fachbegriffe korrekt erklärt?
- Wurde durch die Vereinfachung etwas ungenau?
- Welche Begriffe würden Sie selbst zusätzlich erklären?
Übung 2 · Aus Notizen einen Bericht erstellen
Die Datei enthält ungeordnete Notizen aus einer Arbeitsplatzbegehung.
Analysiere die angehängten Notizen zur Arbeitsplatzbegehung und erstelle daraus einen sachlichen Bericht für die zuständige Leitung. Gliedere den Bericht in: • Anlass und Rahmen • Feststellungen • bereits durchgeführte Maßnahmen • noch erforderliche Maßnahmen • offene Punkte Formuliere präzise und neutral. Unterscheide klar zwischen beobachteten Tatsachen, Aussagen von Mitarbeitenden und noch zu prüfenden Punkten. Ergänze keine Informationen, die nicht aus den Notizen hervorgehen.
Vergleiche deinen Bericht mit den ursprünglichen Notizen. Prüfe: • Fehlen wichtige Informationen? • Wurden Aussagen verändert oder zu stark interpretiert? • Sind Tatsachen, Aussagen von Mitarbeitenden und offene Punkte klar voneinander getrennt? Überarbeite den Bericht anschließend, falls erforderlich.
Hier kann anschließend ein vorhandener Style Guide genutzt werden.
Erstelle aus der geprüften Fassung ein professionell gestaltetes Word-Dokument im .docx-Format. Orientiere dich bei Schriftarten, Farben, Überschriften, Abständen und Seitenrändern am angehängten Style Guide. Achte auf eine übersichtliche Gliederung und gute Lesbarkeit. Stelle das fertige Dokument zum Download bereit.
Übung 3 · Interne Richtlinien und Prozesse dokumentieren
Aus einem knapp beschriebenen Ablauf soll eine verständliche Prozessdokumentation für neue Mitarbeitende entstehen.
Kundenbeschwerde per E-Mail → Eingangsbestätigung innerhalb von 24 Stunden → Weiterleitung an zuständige Fachabteilung → Bearbeitung und Lösungsvorschlag innerhalb von 5 Werktagen → Rückmeldung an Kunden → Dokumentation im CRM-System → Abschluss und interne Auswertung
Beschreibe den folgenden Ablauf als verständliche Prozessdokumentation für neue Mitarbeitende. Verwende eine klare Schritt-für-Schritt-Struktur mit Zwischenüberschriften. Ablauf: Kundenbeschwerde per E-Mail → Eingangsbestätigung innerhalb von 24 Stunden → Weiterleitung an zuständige Fachabteilung → Bearbeitung und Lösungsvorschlag innerhalb von 5 Werktagen → Rückmeldung an Kunden → Dokumentation im CRM-System → Abschluss und interne Auswertung. Ergänze keine Zuständigkeiten, Fristen oder Verfahrensschritte, die nicht genannt wurden.
Erstelle aus der Prozessdokumentation zusätzlich eine kompakte Checkliste für Mitarbeitende, die diesen Ablauf durchführen.
Welche Informationen fehlen möglicherweise, damit aus der Beschreibung eine verbindliche betriebliche Arbeitsanweisung werden könnte?
Übung 4 · Audio-Transkription (Gemini)
Transkribiere die Audioaufnahme möglichst genau. Bereinige danach den Inhalt und erstelle daraus: 1. eine klare Aufgabenliste 2. mögliche Zuständigkeiten, falls genannt 3. Hinweise zu Terminen oder Zeitpunkten 4. offene Fragen oder unklare Punkte Erfinde keine fehlenden Informationen. Markiere Unsicherheiten deutlich.
Übung 5 · Aus vorhandenen Materialien Schulungsunterlagen erstellen
In dieser Übung werden nicht einzelne Textstellen umgeschrieben. Stattdessen verarbeitet die KI vorhandene Materialien zu zwei unterschiedlichen Dokumenten für Lernende.
Mehrere kurze Quelldokumente zu einem gemeinsamen Thema werden als Dateien bereitgestellt.
Nutze ausschließlich die bereitgestellten Materialien. Erstelle daraus: 1. ein Handout für Lernende für eine etwa 30-minütige Einführung. Gliedere es in sinnvolle Abschnitte mit verständlichen Erklärungen, Beispielen und den wichtigsten Informationen. 2. ein einseitiges Arbeitsblatt für die Teilnehmenden mit den wichtigsten Informationen und zwei Aufgaben. Übernimm keine Informationen, die nicht aus den Quellen hervorgehen. Markiere Stellen, an denen Informationen fehlen, unklar sind oder sich Quellen möglicherweise widersprechen.
- Sind die wesentlichen Inhalte der Quellen enthalten?
- Hat die KI zusätzliche Informationen erfunden?
- Sind Handout und Arbeitsblatt wirklich unterschiedlich aufbereitet?
- Passt der Umfang zur vorgesehenen Verwendung?
Erstelle aus dem Handout für Lernende und dem Arbeitsblatt zwei separate Word-Dokumente im .docx-Format. Wende den angehängten Style Guide auf beide Dokumente an. Achte insbesondere auf: • Schriftarten und Farben • Überschriften und Formatvorlagen • Abstände und Seitenränder • übersichtliche Gestaltung • gute Lesbarkeit Das Arbeitsblatt soll kompakt bleiben und möglichst auf eine Seite passen. Stelle beide fertigen Dokumente zum Download bereit.
Bildanalysen
Bei Computer Vision geht es darum, Bilder, Screenshots, Diagramme oder Fotos durch KI auswerten zu lassen. Die Ergebnisse müssen geprüft werden, besonders wenn es um Orte, Diagramme oder sensible Inhalte geht. Verwenden Sie hier Gemini, Copilot oder Mistral, da das ChatGPT-Kontingent für die Bildaufgaben möglicherweise nicht ausreicht.
Was bedeutet diese Fehlermeldung und wie soll ich darauf reagieren?
Wo wurde dieses Foto aufgenommen und was zeigt es?
Erkläre, was diese zwei Diagramme darstellen.
Bilder vergleichen
Vergleiche die beiden Ansichten in Bild-07.jpg. Welche baulichen oder sonstigen Veränderungen lassen sich feststellen und was könnten die Ursachen dafür sein?
Text und Daten aus Fotos extrahieren
Nutze die folgenden Notizen und erstelle daraus 2 verschiedene Textformen: 1. einen kurzen Ankündigungstext für ein Kursprogramm 2. eine E-Mail an angemeldete Teilnehmende Achte darauf, dass jede Textform zum jeweiligen Zweck passt. Verwende klare, einfache und freundliche Sprache.
Extrahiere alle Posten aus den hochgeladenen Kassenbons und erstelle daraus eine strukturierte Tabelle. Gehe sorgfältig vor: 1. Erfasse pro Artikel möglichst genau: Kassenbon, Datum, Artikelname, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis und erkannte Kategorie. 2. Ordne jeden Artikel einer passenden Kategorie zu, zum Beispiel Lebensmittel, Getränke, Hygieneartikel, Gesundheit, Haushalt oder Sonstiges. 3. Markiere unklare oder schwer lesbare Angaben deutlich mit „unklar“ und erfinde keine fehlenden Informationen. 4. Berechne am Ende die Gesamtsumme pro Kategorie und die Gesamtsumme aller Kassenbons. 5. Gib zuerst eine kurze Zusammenfassung aus. 6. Erstelle anschließend eine Excel-Datei im .xlsx-Format mit mindestens zwei Tabellenblättern: - „Einzelposten“ mit allen erfassten Artikeln - „Summen nach Kategorie“ mit den berechneten Zwischensummen Stelle mir die Excel-Datei anschließend zum Download bereit.
Bildbeschreibungen und Design-Feedback
Erstelle hierzu einen kurzen Alt-Text.
Schreibe eine passende Instagram-Bildunterschrift.
Geeignet für Flyer, Folien, Webseiten oder Canva-Entwürfe.
Gib mir Design-Feedback zu diesem Flyer. Bewerte Informationshierarchie, Lesbarkeit, Kontrast, Layout, Zielgruppenwirkung sowie weitere Kriterien, die die Aussage und Wirkung beeinflussen.
Weitere Ideen für Computer Vision
Zum Beispiel Fehlermeldungen, Webseiten, App-Oberflächen, Einstellungen.
Sehr praxisnah: „Was sehe ich hier und was soll ich als Nächstes tun?“
Foto von Fahrplan, Preisliste, Öffnungszeiten oder Kursplan:
„Fasse die wichtigsten Informationen zusammen.“
Foto von Whiteboard, Flipchart oder Notizzettel:
„Übertrage das in eine geordnete Liste.“
Arbeitsplatz, Kabelsalat, Treppe, Küche oder Lagerraum:
„Welche möglichen Gefahren erkennst du?“
Bild hochladen und daraus Fragen erstellen lassen:
„Erstelle 5 Verständnisfragen zu diesem Diagramm/Bild.“
Foto von Geräten, Anschlüssen oder Verpackungen:
„Welche Unterschiede erkennst du?“
Übung 1: Drei englische Varianten für E-Mail und WhatsApp
Übersetze den folgenden deutschen Text in drei Varianten ins Englische: 1) formelle E-Mail – für eine offizielle Geschäftskorrespondenz 2) neutral – für eine interne Team-E-Mail 3) locker – für eine kurze WhatsApp-Nachricht an einen englischsprachigen Kollegen Füge den E-Mails jeweils einen Betreff hinzu. Text: ‚Das Meeting morgen fällt leider aus. Wir verschieben es auf nächste Woche. Ich melde mich mit einem neuen Termin.‘
Übung 2: Dialog transkribieren und übersetzen (Gemini)
Diskussion über ein Interview zum Thema KI. Ausgangssprache: Englisch.
Transkribiere den Dialog genau und übersetze ins Deutsche. Erstelle danach eine Auswertung mit: 1. kurzer Zusammenfassung 2. wichtigsten Aussagen der befragten Person 3. erkennbaren Themen oder Sorgen 4. möglichen Zitaten, die für einen Artikel oder eine Präsentation geeignet wären 5. unklaren oder schwer verständlichen Stellen 6. Verändere die Aussage nicht. Glätte nur leichte Versprecher, wenn der Sinn eindeutig bleibt.
Übung 3: Wörtlich vs. natürlich übersetzen
Wörtlich korrekt ist nicht automatisch gut übersetzt. Diese Übung zeigt, wie stark Ton, Redewendungen und Zielgruppe die Qualität einer Übersetzung beeinflussen.
Übersetze den folgenden Text ins Englische. Erstelle zwei Versionen: 1. eine möglichst wörtliche Übersetzung 2. eine natürliche, idiomatische Übersetzung für englischsprachige Kursteilnehmende Erkläre anschließend kurz die wichtigsten Unterschiede. Text: Wir möchten Sie nicht ins kalte Wasser werfen: In diesem Kurs nehmen wir uns Zeit für die ersten Schritte am Computer. Sie müssen kein Technik-Ass sein und dürfen jederzeit nachfragen. Bringen Sie bitte Ihren Laptop mit, falls vorhanden. Falls nicht, sagen Sie uns kurz Bescheid.
Was leisten Projekte?
Projekte ermöglichen es, Anweisungen, Dateien und Chats zu einem Thema dauerhaft zu bündeln. Die KI kann dadurch auf zusätzliche Informationen zurückgreifen und diese bei späteren Anfragen berücksichtigen.
Beispielprojekt: KI-Küchenchef
In diesem Beispiel werden zwei Kochbuch-Dateien als Wissensbasis hochgeladen. Anschließend können Fragen zu Rezepten, Zutaten, Zubereitungstechniken oder Menüideen gestellt werden.
Kochbuch-01.pdf und Kochbuch-02.pdf aus dem Ordner Projektbeispiel/KI-Küchenchef
Die Einrichtung des Projekts sowie das Beispiel „KI-Küchenchef“ werden gemeinsam im Unterricht behandelt.
Wiederkehrende Arbeitsabläufe mit Projekten
Ein Projekt kann auch einen wiederkehrenden Arbeitsablauf unterstützen. Anweisungen und Fachmaterialien bleiben im Projekt hinterlegt; neue Texte, Dokumente oder Präsentationen werden nach denselben Kriterien bearbeitet. Bei mehrstufigen Aufgaben bauen die einzelnen Anfragen aufeinander auf. Dieses Vorgehen wird Prompt-Chaining genannt.
Die folgenden Beispiele zeigen zwei unterschiedliche Anwendungen. Die Einrichtung der Projekte und die einzelnen Arbeitsschritte erfolgen gemeinsam im Unterricht.
Übung: Texte in Leichte Sprache umwandeln
In dieser Übung nutzen Sie ein Projekt, um komplexe Texte in Leichte Sprache zu übertragen. Dabei arbeiten Sie mit einer Projektanweisung sowie einem Auszug aus dem Regelwerk für Leichte Sprache.
Ziel ist es, die Möglichkeiten von Projekten kennenzulernen und zu erleben, wie zusätzliche Informationen und Regeln die Qualität von KI-Ergebnissen beeinflussen können.
Die Einrichtung des Projekts und die Übung werden gemeinsam im Unterricht behandelt.
Projektanweisung-Leichte-Sprache.docx
Regelwerk_NLS_Neuauflage-2022_Textauszug.md
Übung: Barrierefreiheit von Dokumenten und Präsentationen prüfen
In diesem Projekt dienen kurze Leitfäden für Word und PowerPoint als dauerhafte Wissensbasis. Anhand eines Beispieldokuments und einer Beispielpräsentation lassen Sie mögliche Barrieren erkennen und erhalten konkrete Vorschläge zur Verbesserung.
Prüfen Sie die Vorschläge selbst in Word beziehungsweise PowerPoint. Besonders Struktur, Alternativtexte sowie Untertitel für Audio und Video benötigen eine sorgfältige Kontrolle im jeweiligen Programm.
Übungsdateien: Ein Word-Dokument und eine Präsentation, die zur Prüfung in den jeweiligen Chat gegeben werden. Die Dateien werden im Unterricht bereitgestellt.
Die Einrichtung des Projekts und die Übung werden gemeinsam im Unterricht behandelt. Danach können Sie den Workflow für weitere eigene Dateien nutzen.